Tăng khả năng gửi thư hàng loạt của Thundebird
- Thể LoạI: E-Mail
Máy tính để bàn ứng dụng email Thunderbird cung cấp khả năng gửi thư hàng loạt theo mặc định. Có thể thêm nhiều người nhận cho một email, vào các trường 'tới', 'cc' hoặc 'bcc'.
Tuy nhiên, vấn đề nảy sinh nếu số lượng người nhận quá lớn (hơn 100 người chẳng hạn) và nếu những người nhận riêng lẻ sẽ không nhìn thấy những người nhận khác đã nhận được email.
Vấn đề thứ hai có thể được giải quyết bằng cách thêm từng người nhận vào trường BCC (bản sao mù) và địa chỉ email cá nhân trong trường Tới.
Vấn đề đầu tiên có thể được giải quyết bằng cách viết nhiều email có số lượng người nhận thấp hơn giới hạn người nhận tối đa cho mỗi email.
Cả hai giải pháp đều làm tăng khối lượng công việc của người dùng viết email. Chúng cũng gây khó khăn cho việc theo dõi quá trình vì bây giờ bạn phải xử lý nhiều email thay vì chỉ một.
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, rất khó để cá nhân hóa email, chẳng hạn như để gọi từng người nhận bằng tên.
Mail Merge
Mail Merge là một tiện ích bổ sung Thunderbird giúp tăng khả năng gửi thư hàng loạt của ứng dụng email. Nó làm như vậy bằng cách giới thiệu hai tùy chọn mới cho phần mềm email: Mass Mail và Personal Mail.
Thư hàng loạt
Mass Mail thật khéo léo. Bạn bắt đầu bằng cách viết một email mà bạn muốn gửi cho nhiều người nhận. Điều này bao gồm chủ đề email, nội dung và tệp đính kèm.
Sau đó, tất cả người nhận được thêm vào email đó trong các trường thích hợp. Một cú nhấp chuột vào nút Mass Mail (có sẵn trong File> Mail Merge) bây giờ sẽ tạo các email riêng lẻ cho từng người nhận email và đưa chúng vào hộp thư đi của ứng dụng email.
Do đó, mỗi người nhận sẽ nhận được một email riêng lẻ để không có địa chỉ email nào khác xuất hiện trong tiêu đề thư.
Quá trình này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian so với cách gửi hàng loạt email mặc định trong Thunderbird.
Bạn có thể chọn gửi email ngay lập tức hoặc lưu chúng dưới dạng bản nháp trước. Tùy chọn thứ hai có thể hữu ích để kiểm tra những email đó trước khi gửi chúng đi, đặc biệt nếu đây là lần đầu tiên bạn dùng thử tiện ích bổ sung.
Thư cá nhân
Một vấn đề của phương pháp Mass Mail là các email không thể gửi riêng từng người nhận.
Thêm Chào Frank vào một thư hàng loạt cũng sẽ gửi lời chào đó đến tất cả những người nhận khác.
Đó là nơi Thư cá nhân phát huy tác dụng. Thư cá nhân sử dụng các biến và tệp csv để giải quyết các cá nhân trong các thư gửi hàng loạt. Có thể thêm các biến vào bất kỳ trường nào trong email dưới dạng {{Variable}}. Ví dụ có thể viết một email như sau:
Tới: {{Mail}}
Chủ đề: {{ID}}: Thông báo
Nội dung: Xin chào {{Name}}, email này ...
Việc chọn Tệp> Thư cá nhân sau khi viết email sẽ mở ra hộp thoại có tùy chọn tải tệp csv có chứa thông tin.
Tệp CSV sử dụng cú pháp sau:
- FirstName, LastName, Sex, Email, Attachment
- John, Doe, m, john.doe @ example.com, C: MyFile.pdf
- Jane, Doe, w, jane @ exmaple.com, C: MyFile.pdf
Dòng đầu tiên liệt kê các biến có sẵn, các dòng theo sau thông tin cho người nhận được phân tách bằng một dòng.
Trang tiểu sử của tiện ích trên trang web Mozilla Messaging cung cấp thêm thông tin về các biến. Nó liệt kê các biến ví dụ của sổ địa chỉ mà bạn có thể sử dụng trong các email đó và hướng dẫn chi tiết từng bước về cách tạo các email này.
Chốt lời
Mail Merge tương thích với tất cả các phiên bản gần đây của ứng dụng email Mozilla Thunderbird. Bạn có thể tải xuống phiên bản mới nhất từ trang web chính thức của dự án để cài đặt nó trong Thunderbird sau đó.